Independientemente del tamaño y giro de tu empresa, ocupa una estandarización de documentos clara, concisa y sobre todo actualizada. Esto con la finalidad de poder ayudar a todos los miembros de distintas áreas a mantenerse actualizados acerca de los nuevos cambios con respecto a las actividades que ejecutan día a día, a ser más eficientes y a comunicarse con claridad. Además de otros beneficios que no son solamente internos.
Después de este pequeño interludio, con frecuencia sucede que al momento de estar realizando los formatos para estandarizarlos surgen las siguientes interrogantes: Una ¿Qué formato deberíamos usar? Aunque es una pregunta muy general, podemos desglosarla en 2 secciones, externo e interno. Tengamos en claro para que fin es ese formato, ¿Será para un cliente? ¿Documentará algún proceso interno? Teniendo esto como base es más fácil pensar que tipo de formato realizar.
La segunda ¿Dónde alojar la documentación? Habrá siempre opiniones divididas, donde unos prefieren más tenerlo en físico guardados en algún rincón y otros digitalizados y guardados en la nube, sea cual sea el caso use el que más se adapte a su entorno
Entonces ¿Cuáles son los beneficios de tener tus documentos estandarizados?
Mejora la productividad, al ser documentos estandarizados, se explica a detalle sobre todo el proceso (como llevarlo a cabo, que herramientas utilizar, cuánto de que cosa agregar, etc.), es por eso que es muy importante si se realiza un cambio, mejora, corrección al mismo, realice las correcciones al documento para que no se trabaje con una versión antigua para que no genere discrepancias en los resultados finales.
Satisfacción del cliente, Los clientes quieren lo mejor para ellos porque están pagando por un servicio, imagínese que está en una reunión con ellos y por ser una empresa transparente con ellos, se les menciona que no es la versión más actual que tienen por ende los verán con cara de pocos amigos, preguntándose “¿por qué no se le da lo más actual?”
Por eso es importante estandarizar todos los documentos, para evitar ese tipo de bochornos, dar mala imagen y quedar mal con el cliente.
Evita reprocesos, al fomentar formatos y/o documentos estandarizados evita trabajar extra o buscar una forma de hacer la actividad que se encomendó. Porque ya está establecido en un manual que se aprobó.
Fortalece la imagen corporativa, ¿Qué pensarías de una empresa que tiene todo estandarizado, unificado? Da muy buena impresión, empresa sólida, confiable, segura, calidad, profesionales, funcionan como un equipo, etc. Se pueden decir muchas cosas más pero los resultados son los que dan más para hablar.
Reduce los tiempos de capacitación, al tener todo bien documentado, la persona encargada de capacitar no tendrá que estar supervisando todo el tiempo. En adición todas las dudas, comentarios o cualquier inconveniente que surja, al momento de transmitir esa información al jefe inmediato será recíproca, ambos estarán hablando el mismo idioma, evitando explicaciones innecesarias que puedan quitar más tiempo de lo normal.