Estamos en buen momento para iniciar marcando objetivos o para identificar las metas alcanzadas y formar nuevas. Ya sea para analizar como estuvimos el año anterior o si deseamos verificar el avance de este año los KPI son una herramienta muy útil.
Los KPI (Key Performance Indicator) o indicadores clave de desempeño, es un dato que sirve para la toma de decisiones, con ellos podemos medir las metas alcanzadas. Para trabajar con los KPI no basta con elegir cualquiera y empezar a medir, se debe iniciar por identificar el propósito, definir el objetivo y conocer el KPI que se adapte mejor, para concluir con un análisis y toma de decisiones.
- Identificar cuál es el propósito
Podemos iniciar identificando qué se desea analizar y medir, los indicadores se pueden utilizar para diversos ámbitos: financiero, clientes, recursos humanos, proyectos, marketing, procesos, etc.
- Definir un objetivo, metas y responsables
Ahora debemos aclarar qué queremos lograr, cuando se considera logrado el objetivo.
También debemos mencionar quienes serán los responsables en medir, aplicar, analizar e informar. Se puede tomar a alguien dentro del área o incluso seleccionar a alguien que se encargue de verificar varios KPI. En este paso también se debe definir la fuente de datos y su frecuencia.
- Conocer y elegir los KPI que se pueden utilizar
Existe una gran variedad de indicadores que se pueden utilizar en una sola área, hay que conocer cuáles son estos indicadores que pueden servir para nuestro objetivo.
Un KPI debe cumplir con ciertas cualidades, estos tienen que ser:
- Específicos
- Medibles
- Alcanzables
- Relevantes
- Oportunos
- Recopilar los datos necesarios
Se pueden utilizar diferentes métodos para la recopilación de datos según el KPI que estemos utilizando, como encuestas, cuestionarios, histogramas, entrevistas, bases de datos, información administrativa, entre otros.
- Medir y analizar resultados
Es momento de aplicar el KPI, cuando ya tenemos los datos se debe utilizar debemos utilizar el KPI para medir el alcance que tuvo el objetivo y se realizan conclusiones de acuerdo a los resultados. Si se logró o no se logró la meta se debe indagar ¿Se hizo algo diferente?, ¿Es así todo el tiempo?, ¿Cómo se pueden mejorar los resultados?, se pueden utilizar las cuestiones necesarias para facilitar la comprensión de la información conseguida a través del KPI.
- Tomar decisiones
Finalmente cuando ya obtenemos conclusiones sobre nuestro objetivo debemos tomar decisiones, ya sea para aplicar medidas correctivas o preventivas, incluso para mejorar los resultados que ya se obtuvieron, después de medir con KPI se deben tomar decisiones para cumplir su finalidad.